Taarifa ya Kazi (SOW) ni hati (na, kawaida, mkataba wa kisheria) ambao unasimamisha uelewano kati ya kontrakta na mteja. Kwa kila mradi, SOW inaelezea huduma maalum zinazopaswa kutolewa (kawaida, zinagawanywa katika majukumu tofauti kutimizwa), wakati ambao kazi hizo na huduma zinapaswa kutekelezwa, na idadi na tarehe za malipo. Kusudi lake la msingi ni kutumika kama ramani ya mradi huo na kuandika matarajio ya vyama. Inapaswa kuwa maelezo wazi na wazi ya Kiingereza ya "Kwanini," "Nani," "Je!"
Hatua
Njia 1 ya 2: Kufuata Miongozo ya Jumla
Hatua ya 1. Andika PANDA kabla ya kuanza kazi
SOW kawaida huundwa baada ya mazungumzo ya msingi ya mkataba kukamilika lakini kabla ya kazi yoyote kwenye mradi kuanza. Wakati mwingine, hata hivyo (haswa na miradi inayojali wakati), mazungumzo yanaweza kuendelea baada ya kazi kuanza na SOW haijakamilika hadi mradi uendelee.
Hatua ya 2. Utafiti umbizo linalohitajika la SOW
Hakuna SOW moja ya kawaida kwani tasnia tofauti na miradi ina utaftaji tofauti na mtiririko wa kazi. SOW nzuri ni SOW iliyogeuzwa.
Hatua ya 3. Kupata haki mara ya kwanza
Wakati SOW asili yenyewe kawaida haijarekebishwa, makubaliano tofauti ya upande inayoitwa Change Order kawaida hutumiwa kurekebisha masharti ya SOW. Ni wazo nzuri kujumuisha fomu tupu ya Agizo la Kubadilisha na SOW. Kumbuka, Mabadiliko ya Maagizo yanaweza kuongeza gharama za mradi. SOW iliyoandikwa vizuri inaweza kusaidia kupunguza hitaji la Agizo la Kubadilisha. Hakuna mteja anayetaka kuwa katika nafasi ambapo matarajio yake maalum yameachwa bila hati, ambayo inaweza kusababisha ucheleweshaji, kuongezeka kwa gharama ya jumla, au kutoridhika.
Njia 2 ya 2: Mtindo wa Ustadi na Maalum katika SOWs
Hatua ya 1. Jumuisha Lengo
Sehemu hii inajibu swali "Kwa nini?" Ni muhtasari wa kiwango cha juu cha mradi na malengo yake. Maelezo ya jumla yanakubalika wakati wa kuandaa "mtazamo wa ndege-wa-ndege" wa mradi huo, lakini epuka lugha ambayo inaweza kutafsiriwa kwa njia zaidi ya moja. Kuwa wazi; eleza malengo yanayoweza kupimika na kutekelezeka ambayo kwa kweli yanaweza kutekelezwa katika muda uliowekwa.
Hatua ya 2. Jumuisha majadiliano ya Wigo
Sehemu hii inatoa taarifa dhahiri (hakuna chaguzi au njia mbadala) ya "Je!" na "Vipi?" Kazi ni nini? Itatimizwaje? Au, mara nyingi, SIYO kazi na ambayo haitatimizwa. Je! Ni mawazo gani? Je! Ni vitu gani vinaweza kutolewa (vitu ambavyo mkandarasi huwasilisha kwa mteja kwa ukaguzi na idhini) vinazalishwa? Je! Ni nini, kando na zinazoweza kutolewa, lazima zitokee kiutawala (usimamizi wa mradi) kwa suala la kuripoti maendeleo, ufuatiliaji wa muda, na mawasiliano mengine.
Hatua ya 3. Ongeza Mahali, ikiwezekana
Sehemu hii ya hiari inaelezea mahali ambapo kazi itafanywa (ikiwa inafaa).
Hatua ya 4. Jumuisha fremu ya wakati
Sehemu hii ya hiari inataja jumla ya muda unaoruhusiwa kukamilika kwa mradi, saa za juu zinazoweza kulipwa kwa kipindi cha wakati, na nyakati maalum za ukaguzi rasmi au hatua zingine za mradi.
Hatua ya 5. Weka Ratiba
Sehemu hii inasema ni kazi zipi zinapaswa kukamilika kwa tarehe / saa gani, na ni nani anayewajibika kwa kufanya hivyo kutokea. Maelezo ya majukumu na matokeo (haswa yanayoweza kutolewa) yanapaswa kuwa ya kina, isiyo na utata na ya moja kwa moja kwa hivyo ni rahisi kueleweka. Mbali na zinazoweza kutolewa, ratiba inaweza kuwa na viingilio vya Jaribio la Uhakikisho wa Ubora, Upimaji wa Watumiaji, na Ripoti za Maendeleo.
- Wakati ratiba inapaswa kuwa maalum, usizingatie "Jinsi" kwani hiyo inaweza kuweka vizuizi vingi mbele ya kukamilika kwa mradi. Maelezo ya kimsingi ya mbinu inayotakiwa kutumiwa ni ya kutosha.
- Ratiba mara nyingi hujumuisha maelezo ya vigezo vya kukubalika (kupima ubora wa matokeo) na hatua za malipo (kawaida wakati wa kukubali kutolewa muhimu), ingawa hizi zinaweza kuelezewa katika sehemu tofauti, tofauti.
Hatua ya 6. Jumuisha sehemu juu ya Kukubali
Sehemu hii inaelezea utaratibu wa jinsi vyama vitaamua ikiwa bidhaa au huduma inakubalika. Vigezo vinaweza kuanzia viwango vya ubora vinavyopimika hadi idadi maalum ya vipimo, lakini kwa hali yoyote lazima ijitoe kwa tathmini ya malengo.
Hatua ya 7. Taja Viwango
Sehemu hii inaelezea viwango vyovyote vya tasnia ambavyo lazima vifikiwe kutimiza mkataba. Badala ya kuzaa viwango vya tasnia katika SOW, hasa kutaja seti ya viwango vya kutosha.
Hatua ya 8. Jumuisha mahitaji yoyote ya nguvukazi
Sehemu hii inabainisha mahitaji yoyote maalum ya wafanyikazi, kwa mfano, idadi ya wafanyikazi wanaofanya kazi kwenye mradi, mahitaji ya elimu (digrii au vyeti).
Hatua ya 9. Kumbuka Bei
Sehemu hii inaangazia swali la "Kiasi Gani?" Je! Malipo ni ada ya kudumu? Je! Gharama / sababu zinaingiaje? Je! Malipo yatafanywa kama mkupuo au kwa awamu? Je! Ratiba ya malipo ni nini? Je! Kuna hatua za malipo?
Hatua ya 10. Jumuisha Mawazo yoyote
Miradi mingi imeingizwa na haijulikani anuwai, ambayo vyama lazima vifanye mawazo kadhaa. Kwa asili, mawazo ni masharti ambayo mkandarasi anatarajia yatakuwepo ili kukamilisha mradi kulingana na masharti ya SOW. Kwa mfano, mkandarasi anaweza kudhani kuwa wafanyikazi wake watapewa ufikiaji wa mtandao wa kompyuta wa mteja ili kusanikisha programu inayoweza kutolewa. Sehemu ya Mawazo inapaswa kutambua dhana kama hizo nyingi iwezekanavyo na kuweka mpango wa dharura au matokeo ikiwa dhana yoyote itashindwa.
Hatua ya 11. Jumuisha vigezo vya Usimamizi wa Mradi
Sehemu hii inaelezea mchakato wa kufuatilia maendeleo ya mradi. Jumuisha vitu kama vile: Mikutano ya Wiki Sehemu hii pia ni mahali pazuri kuelezea majukumu yoyote ya ziada ambayo yanaweza kutoka kwa mradi huo, kama vile matengenezo na ukarabati baada ya muundo wa awali na / au usanikishaji.
Vidokezo
- Ikiwezekana, kwa kawaida ni kwa masilahi ya mteja kuzuia sehemu ya malipo ya mwisho hadi kila zinazoweza kutolewa zitaonyeshwa kufanya kazi pamoja.
- Kwa ujumla, SOW iliyopangwa vizuri haipaswi kutaja hati zozote za nje (kando na viwango vya tasnia).
- Hakikisha kunasa ahadi zote zilizotolewa wakati wa uwanja wa mauzo na mazungumzo ya kandarasi katika SOW yako kabla ya mradi kuanza.
- Kwa maelezo ya ratiba, tumia lugha ya kalenda ambayo inaruhusu kubadilika. Kwa mfano, "miezi miwili baada ya X, Q. A. upimaji utakamilika,”badala ya" Mnamo Juni 5, Q. A. upimaji utakamilika.” Hii inaruhusu mradi kuendelea vizuri (bila Mabadiliko ya Amri) iwapo kutakuwa na ucheleweshaji mapema katika mchakato.
- SOW inaweza kuteuliwa "Siri." Ikiwa ni hivyo, SOW inapaswa kuwa na kifupi kifupi kinachoelezea matokeo (kawaida adhabu ya fedha iliyowekwa) kwa ukiukaji wowote wa usiri.
