Uwekaji wa herufi ni njia ya kimsingi ya kuandaa hati ambazo hukuruhusu kuhifadhi haraka, kufikia, na kudhibiti faili zako za kibinafsi na za biashara
Kwa kutekeleza uwasilishaji wa herufi katika maisha yako, utahakikisha hati zote zinalindwa na zinapatikana kwa urahisi. Kuna sheria nyingi juu ya jinsi ya kuweka kialfabeti kwa Kiingereza kuhifadhi mfumo wa busara wa kufungua. Kwa bahati nzuri, ni rahisi kuanza na hati mpya na bado sio mabadiliko ngumu kufanya ikiwa unahitaji kujipanga upya!
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kuweka Jalfabeti
Hatua ya 1. Amua juu ya mfumo wa alfabeti utakayotumia
Hata kitu kinachoonekana sawa kama kufungua faili ya alfabeti hutoa chaguzi kadhaa za kuchagua. Ni muhimu kuchagua mfumo mmoja na uitumie kila wakati.
- Uwasilishaji wa barua-kwa-barua huzingatia kila herufi katika kila neno kwa mpangilio wa kuonekana, ukipuuza nafasi zozote kati ya maneno.
- Uwekaji wa neno-kwa-neno kuagiza vitu kulingana na herufi ya kwanza ya kila neno mfululizo.
- Uwekaji wa kitengo-kwa-kitengo huzingatia kila neno, kifupi, na asilia, kuagiza vitu kulingana na haya. Mfumo wa kitengo-kwa-kitengo unapendekezwa kwa ujumla.
Hatua ya 2. Vitu vya kikundi
Mara baada ya kuwa na vitu vyote unahitaji kufungua, amua jinsi unavyotaka kupanga faili. Unaweza kuchagua fomati ya kamusi, ambayo faili zote zinawekwa kwa mpangilio mmoja wa alfabeti, bila kujali aina ya faili au vitu vilivyomo. Unaweza pia kutumia fomati ya ensaiklopidia, ambayo vitu vimewekwa katika kikundi na aina au somo, halafu kila kikundi kimepangwa kwa herufi.
Ikiwa una aina nyingi za vitu vya kuweka (mapishi, risiti za ushuru, barua, n.k.), basi inaweza kusaidia kutumia fomati ya ensaiklopidia. Panga vitu kwa aina kwanza, kisha uagize alfabeti vitu katika kila kikundi. Weka vikundi vikitenganishwa kwa kutumia kugawanya au kuweka rangi kwa rangi
Hatua ya 3. Faharasa faili zako
Kuorodhesha ni njia ya kuweka kila sehemu ya kichwa kwenye kitengo sahihi. Ili kuorodhesha vitu kabla ya kuyaweka, lazima uvunje vitu vya jina la kila kitu na uunda jina jipya la alfabeti, ambalo linaweza kutofautiana na jina la kawaida. Kwa mfano:
- Tuseme una vitu vifuatavyo vya kuorodhesha na kuweka faili: nakala juu ya alama zinazoitwa "Kulisha Usiku kwa Aardvark," wasifu wa mtaalam maarufu wa aardvark Jane A. Doe, na brosha ya uendelezaji kwa maonyesho ya Detroit Zoo aardvark.
- Wasifu wa Jane A. Doe ungeorodheshwa kama "Doe, Jane A.," kwa kuwa majina ya mwisho huja kwanza katika kufungua. Ingewasilishwa chini ya barua "D."
- Nakala "Kulisha Usiku kwa Aardvark" inaweza kuorodheshwa kama ilivyo, ukichagua kikundi cha mtindo wa kamusi. Inaweza kuwasilishwa chini ya barua "N" (kwa "Usiku"), ukitumia kikundi hiki.
- Vinginevyo, unaweza kuorodhesha "Kulisha Usiku kwa Aardvark" kama "Aardvark, Kulisha Usiku wa." Hii ingekuwa na maana ikiwa ungetumia kikundi cha mtindo wa ensaiklopidia, na sio kuweka tu vitu vinavyohusiana na alama. Bidhaa hiyo ingewasilishwa chini ya "A."
- Brosha ya uendelezaji inaweza kuorodheshwa kama "Aardvark, maonyesho (Detroit Zoo)." Hii itakuwa busara ikiwa unatarajia kuwa na vifaa kadhaa kwenye maonyesho ya aardvark - kwa mfano, unaweza kuwa na kitu kingine cha kuorodheshwa kama "Aardvark, maonyesho (Toledo Zoo).”
- Vinginevyo, brosha ya uendelezaji inaweza kuorodheshwa kama "Detroit Zoo (Maonyesho ya Aardvark)." Hii inaweza kuwa na maana ikiwa unatarajia kuwa na vitu kadhaa vinavyohusiana na Zoo ya Detroit, au ikiwa unataka kutumia kikundi cha mtindo wa ensaiklopidia kuweka vitu kwa eneo la kijiografia.
Hatua ya 4. Agiza faili kwa herufi kulingana na jina lao lenye faharisi
Kanuni ya jumla ya kuweka kialfabeti ni kupanga vitu kwa mpangilio kutoka A (kwanza) hadi Z (mwisho). Tumia habari maalum inayozidi kutofautisha kati na kuagiza vitu tofauti. Kwa mfano:
- Utaratibu wa faili zako zilizoorodheshwa katika hatua ya awali inaweza kuwa (kulingana na mfumo unaotumia): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Maonyesho ya Aardvark)," na "Kulisha Usiku kwa Aardvark" AU "Aardvark, maonyesho (Detroit Zoo), "" Aardvark, Kulisha usiku, "na" Doe, Jane A."
- Faili ya "Wallaby" ingekuja baada ya faili ya "Emu." Faili ya "Kangaroo" ingekuja kati, na faili ya "Aardvark" ingekuja kabla ya moja ya "Bear" na moja ya "Emu." Hii itakupa amri ifuatayo ya faili: "Aardvark," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
- Ikiwa ungeongeza faili ya "Anteater," ingekuja baada ya faili zozote za "Aardvark." Kwa kuwa zote zinaanza na herufi "A," lazima uangalie herufi ya pili ya kila neno ("N" na "A," mtawaliwa) kuamua mpangilio, na kisha kupanga faili kulingana na hii. Agizo jipya litakuwa: "Aardvark," "Anteater," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
Hatua ya 5. Andika lebo folda zako za faili
Ili kuifanya iwe rahisi kupata vitu, weka lebo kila folda ya faili na jina linalofaa la indexed ya vitu vilivyomo. Hii pia itafanya iwe rahisi kuanzisha faili mpya kwa mpangilio sahihi.
- Weka vitu kwenye folda iliyoteuliwa kwao.
- Unaweza pia kupata ni muhimu kuweka alama kwenye faili zako ili kuboresha utumiaji. Kwa mfano, ikiwa unatumia kikundi cha mtindo wa ensaiklopidia, mpe kila kikundi rangi tofauti, na uweke lebo kila kitu / faili katika kila kikundi na rangi yake.
Hatua ya 6. Andika hati ya mfumo wa uorodheshaji na faili
Kuwa sawa na uorodheshaji wako na mfumo wa kufungua, bila shaka ni nini. Hakikisha mtu yeyote aliye na ufikiaji wa faili anajua mfumo. Kwa mfano, unaweza kuunda na kushiriki hati ambayo inaelezea sheria za mfumo wako wa kufungua. Hii itasaidia kila mtu kuwa na uwezo wa kutumia mfumo wa kufungua vizuri.
Hatua ya 7. Faili vitu vipya vizuri
Weka faili kwenye kabati kulingana na majina yaliyoorodheshwa na mpangilio wa alfabeti, kulingana na mfumo unaotumia. Hamisha faili za sasa kama inahitajika kuweka faili mpya mahali sahihi.
Sehemu ya 2 ya 2: Kukabiliana na Kesi Maalum
Hatua ya 1. Faili vitu chini ya muda wao muhimu
Wakati mwingine, ni busara kuweka vitu kulingana na maneno muhimu, bila kujali mpangilio ambao maneno katika kichwa au jina yanaonekana. Hii inahakikisha kuwa faili inaweza kuorodheshwa na iko kwa kutumia neno lenye mantiki zaidi. Kwa mfano
"Benki ya Kwanza ya Chicago" inaweza kuorodheshwa na kuwekwa kama "Chicago, Benki ya Kwanza ya." "Chicago" ni neno muhimu katika maandishi haya, badala ya "Kwanza" au "Benki," haswa ikiwa unaweza kuwa na vitu vingine vyenye majina sawa, kama "Benki ya Kwanza ya Tulsa" au "Benki ya Chicago na Trust."
Hatua ya 2. Agiza majina kwa jina
Viwango vya kawaida vya kufungua vinapendekeza kuorodhesha watu kwa jina la kwanza kwanza, kwani jina la jina linachukuliwa kuwa neno muhimu.
- Kwa hivyo, "Jane A. Doe" angeorodheshwa na kuwekwa kama "Doe, Jane A."
- Weka vyeo (Dk. Bibi, Meja, nk) mwishoni. “Dk. Jane A. Doe, "kwa mfano, ingeorodheshwa na kuorodheshwa kama" Doe, Jane A., Dk."
- Kwa ujumla, kuagiza majina kama ilivyoandikwa, barua-kwa-barua. Kwa mfano, "MacDonald" ingekuja kabla ya "McDonald." Vivyo hivyo, "D '," "L", "Le," "de," n.k huchukuliwa kama sehemu ya jina, sio sehemu tofauti. Kwa mfano, kuagiza faili "Heinlein," "Le Guin" "L'Engle," na "Wolfe" kwa utaratibu huo (na SI kama "L'Engle," Le Guin, "" Heinlein, "" Wolfe ").
- Isipokuwa kawaida kwa sheria hizi juu ya majina ni wakati jina la mtu linaunda sehemu ya jina la biashara au shirika. Katika visa hivi, chukua jina la mtu kama vitengo ndani ya jina la biashara. Kwa mfano, "Udhibiti wa Wadudu wa Jane A. Doe" utawasilishwa chini ya "J," na SIYO iliyowekwa kama "Doe, Jane A. Udhibiti wa Wadudu."
Hatua ya 3. Puuza nakala, viunganishi, na vihusishi
Vifungu (kama vile "a," "an," na "the"), viunganishi (kama "na," "lakini," na "au"), na viambishi (kama vile "kwa," "ya," na "Katika") kwa ujumla hurukwa wakati wa kuorodhesha na kuweka herufi, kwa kuwa hazizingatiwi kuwa maneno muhimu. Hii ndio kesi hata wakati wanaunda mwanzo wa jina la kitu. Kwa mfano:
- "Uchunguzi wa Mazoea ya Kulisha Emu" ungewasilishwa chini ya "E," kwa "Emu" (neno muhimu katika kichwa cha bidhaa hii), badala ya "A" kwa "an."
- "Udhibiti wa Wadudu wa Doe na Smith" utawasilishwa baada ya "Doe, Jane A." Wote majina indexed kuanza na neno "Doe," hivyo kuendelea na ijayo muhimu mrefu katika kila ("Smith" na "Jane," kwa mtiririko huo) kuamua utaratibu wa faili. Puuza neno "na," kwa kuwa sio muhimu.
Hatua ya 4. Tibu vifupisho kana kwamba vimeandikwa
Wakati wa kuorodhesha na kuweka vitu, unaweza kukutana na vifupisho kama "Mfg." (kwa "Uzalishaji") au "Inc." (kwa "Imejumuishwa). Kwa ujumla, unapaswa kuorodhesha na kuweka faili vitu kama vile vifupisho vimeandikwa, badala ya kuwa tu masharti ya herufi.
Kwa mfano, "Kampuni ya Madini ya Jane A. Doe" itawasilishwa baada ya "Jane A. Doe Mfg."
Hatua ya 5. Nambari za faili kawaida
Wakati wa kuweka vitu kwa herufi, unaweza kukutana na nambari ndani ya majina yao. Kwa ujumla, nambari za faili kawaida, badala ya kana kwamba zimeandikwa. Nambari pia huwasilishwa kabla ya barua.
- Kwa mfano, "Kampuni ya 3M" ingefunguliwa kabla ya "Mawazo 100 Makubwa ya Biashara" (kwani "3" inakuja kabla ya "100").
- "Mawazo Makubwa ya Biashara" na "Viongozi Wakuu wa Biashara" wangewasilishwa baada ya "Mawazo 100 Bora ya Biashara," kwani nambari hupangwa kabla ya barua.
- Nambari ambazo tayari zimeandikwa hutibiwa kama maneno, badala ya nambari. Kwa mfano, faili za faili "Viongozi 100 Wakuu wa Biashara," "Mawazo Makubwa ya Biashara," na "Mawazo Mbili ya Biashara Kubwa" kwa utaratibu huo.
- Ikiwa inasaidia madhumuni yako ya kufungua, hata hivyo, unaweza kufanya ubaguzi na kila wakati uweke nambari kana kwamba zimeandikwa.
Hatua ya 6. Shughulika na wahusika wowote maalum
Herufi zozote zisizo za alfabeti au zisizo za nambari ambazo unakutana nazo wakati wa kuorodhesha na kuweka vitu lazima izingatiwe. Nini cha kufanya na wahusika hawa, hata hivyo, inategemea aina yao:
- Uakifishaji (kama vile apostrophes, vipindi, na koma) kwa ujumla hupuuzwa wakati wa kuorodhesha na kuweka vitu. Kwa mfano, faili "Kahawa Bora ya Washington," na "Maonyesho ya Jimbo la Washington" kwa utaratibu huo.
- Waandishi wa jina huchukuliwa kama barua inayofanana, bila alama ya diacritic. Kwa mfano, faili "laclair" kama "Eclair," na "Über" kama "Uber." Isipokuwa kwa hii ni wakati unapojaza kulingana na alfabeti ya lugha inayotumia diakrolojia, katika hali hiyo unapaswa kufuata mpangilio wa kawaida wa alfabeti wa lugha hiyo.
Hatua ya 7. Tumia kanuni ya jumla "hakuna kitu kabla ya kitu" inapohitajika
Kwa ujumla, nafasi (pamoja na uakifishaji na vitu vingine ambavyo vinaruka) hupuuzwa wakati wa kuweka herufi. Walakini, katika hali ambapo una vitu vinavyoanza kwa njia ile ile, tumia nafasi au sheria "hakuna chochote kabla ya kitu" kuamua agizo la kufungua jalada.
- Kwa mfano, faili "Benki ya Kaskazini Mashariki," "Kaskazini Mashariki Viwanda" na "Benki ya Kaskazini," kwa utaratibu huo.
- Vivyo hivyo, "Doe, Jane A." itawasilishwa mbele ya "Doe, Jane A., Dk."
Hatua ya 8. Tofautisha faili na habari ya kina zaidi, inapobidi
Katika hali nadra, habari ya kialfabeti haitoshi kuamua mpangilio wa faili. Katika visa hivi, lazima utumie habari zaidi kuorodhesha na kuagiza vitu. Weka alama kwenye maelezo haya ya ziada kwenye faili husika kukusaidia kuzitofautisha. Kwa mfano:
- Ikiwa ungekuwa na vitu kwa watu wawili tofauti wanaoitwa Jane A. Doe, unaweza kuziagiza kwa tarehe ya kuzaliwa. Faili "Doe, Jane A. (b. 1853)" ingekuja mbele ya faili "Doe, Jane A. (b. 1967).
- Unaweza pia kuagiza vitu kulingana na jiografia wakati unahitaji kufanya tofauti. Ikiwa una faili za benki tatu tofauti katika maeneo matatu tofauti, na kila benki inaitwa "Benki ya Kwanza ya Umoja na Dhamana," unaweza kuziagiza kwa herufi kwa utaratibu "Benki ya Kwanza ya Umoja na Dhamana (Georgia)", "Benki ya Kwanza ya Umoja na Trust (Oklahoma), "na" First United Bank na Trust (South Dakota)."
- Vivyo hivyo, ikiwa ungekuwa na vitu kwa dubu mbili tofauti au aina ya huzaa, ungetofautisha zaidi, kulingana na spishi, eneo la kijiografia, nk. Kwa mfano, unaweza kuwa na faili kwenye "Bear, Brown" na "Bear, Grizzly" (kwa utaratibu huo), au faili kwenye "Bears (Uropa)" na "Bears (Amerika ya Kaskazini)" (kwa utaratibu huo).
Hatua ya 9. Kutangaza tofauti na sheria maalum
Hakikisha kwamba kila mtu anayetumia faili zako anajua juu ya ubaguzi wowote kwa miongozo ya kawaida ambayo imejumuishwa kwenye mfumo wako wa kufungua. Hii itasaidia kuhakikisha kuwa kila mtu anaweza kutumia mfumo wa kufungua vizuri na kwa ufanisi.
