Ni vitu vichache ni muhimu kwa ofisi inayoendesha laini kuliko mfumo wa kufungua unaofanya kazi. Iwe wewe tu ndiye unapata faili au unashiriki na wafanyikazi, mfumo wa kufungua unayochagua lazima upangwe ili kila mtu aweze kupata anachotafuta. Ikiwa mfumo wa kufungua ni ngumu kutumia, utining'inia kwenye karatasi kwa kuhofia kuzipoteza kwenye faili, na hivi karibuni utakuwa na rundo la karatasi zinazofunika dawati lako.
Hatua
Hatua ya 1. Amua juu ya mfumo wa kufungua
Chochote ni, ni lazima iwe na maana, kwa hivyo utajua haswa kila kipande cha karatasi ni wapi. Chaguzi zako ni:
- Alfabeti. Mfumo huu ni bora wakati faili zako nyingi zitakuwa majina ya wateja, wagonjwa au wateja.
- Somo au kategoria: Mifumo mingi ya faili imepangwa kwa somo au kategoria, ambayo inafanya kazi vizuri inapowekwa vizuri, lakini pia inaweza kutatanisha zaidi ikiwa sio.
- Hesabu / Mpangilio. Hii ni bora wakati faili zako zinajumuisha nyenzo zilizohesabiwa au za tarehe, kama maagizo ya ununuzi au risiti.
Hatua ya 2. Jaza droo zako za faili na folda za kunyongwa
Folda zilizotundikwa hazitaondolewa kamwe, zikifanya kama wamiliki wa mahali kwa bahasha za manila ambazo utaondoa kwenye droo.
Hatua ya 3. Panga majarida yako kuwa marundo kwa kategoria
Ikiwa rundo linapata zaidi ya inchi moja au mbili kwa urefu, ligawanye katika vikundi. Ikiwa rundo ni nyembamba sana, unganisha na rundo lingine na ubadilishe jina. Majina ya marundo yanapaswa kufanya iwe rahisi kuamua ni rundo gani kila kipande cha karatasi kinachoingia.
Hatua ya 4. Weka kila rundo kwenye folda ya manila na uibandike wazi
Ni bora kutumia folda zilizo na tabo ambazo ziko katikati badala ya kukwama kwa sababu inafanya faili kuonekana nadhifu.
Hatua ya 5. Weka folda za manila kwenye folda za kunyongwa
Kwa faili nyingi, folda za kawaida za kunyongwa zitafanya kazi, lakini kwa faili nene au faili ulilazimika kugawanya katika vikundi vidogo, tumia folda za chini za kisanduku. Unaweza kuagiza folda hata hivyo unataka, lakini watu wengi hutumia mfumo wa alfabeti wakati huu.
Hatua ya 6. Andika lebo kwenye folda zilizowekwa na majina sawa na folda za manila
Weka tabo zote za plastiki upande wa kushoto wa folda isipokuwa unatumia baraza la mawaziri la faili. Kwa faili za baadaye, ambazo hutoka kushoto kwenda kulia unapofungua droo badala ya mbele kwenda nyuma, weka tabo upande wa kulia.
Hatua ya 7. Weka usambazaji wa folda za kunyongwa na manila karibu na faili ili uweze kuongeza folda kwa urahisi ikiwa unajikuta na kipande cha karatasi ambacho sio cha folda iliyopo
Epuka folda ambazo ni nene sana au nyembamba sana. Unaweza pia kutaka kusambaza tena folda na kusambaza tena karatasi ikiwa unaamua kuwa unahitaji kugawanya tena.
Hatua ya 8. Mwisho wa mwaka, ondoa folda zote, weka folda mpya za manila zilizo na majina ya kitengo sawa na uziweke kwenye faili
Pitia kwenye folda za zamani ili uone ikiwa kuna kitu kinachohitajika kuhamishiwa kwenye faili za sasa, na uweke zingine kwenye kumbukumbu yako.
Vidokezo
Unaweza kushawishiwa kupaka rangi faili zako, tumia kompyuta yako kuchapisha lebo za faili au vinginevyo ufanye faili zako zivutie zaidi. Walakini, wakati unapaswa kufanya mabadiliko, kama vile kuongeza folda moja, hautafurahi ukigundua kuwa uko nje ya folda za rangi sahihi au lazima uandike lebo ya faili. Ni bora kuweka mambo rahisi
Maonyo
- Kamwe usitengeneze rundo la anuwai kwa kile ambacho huwezi kuainisha, kwa sababu kila kitu kitaishia hapo.
- Mara tu ukianzisha mfumo wa kufungua, lazima uendelee na kufungua kwako. Tenga wakati kila siku kuchukua karatasi kutoka kwenye dawati lako na kuziweka. Pinga jaribu la kuweka kikapu kirefu cha kufungua juu ya faili zako, kwa sababu utaijaza tu, na itakuwa faili nyingine.
