Jinsi ya Kuandaa Baraza la Mawaziri la Kutayarisha (na Picha)

Orodha ya maudhui:

Jinsi ya Kuandaa Baraza la Mawaziri la Kutayarisha (na Picha)
Jinsi ya Kuandaa Baraza la Mawaziri la Kutayarisha (na Picha)
Anonim

Kuandaa baraza la mawaziri la kufungua inaweza kuwa ngumu, iwe ni baraza la mawaziri la nyumbani lililojazwa bili za kulipwa na habari za ushuru au baraza la mawaziri la kazi lililojazwa na miradi na ankara zilizokamilishwa. Panga baraza lako la mawaziri la kufungua kwa kuondoa faili za zamani, kutafuta mfumo wa kufungua ambao unakufanyia kazi, na kuendelea kuutunza.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 4: Kusafisha Hati za Zamani

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 1
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 1

Hatua ya 1. Nunua baraza la mawaziri la kufungua ikiwa hauna

Tafuta baraza la mawaziri lenye ubora mzuri ambalo ni saizi nzuri kwa nyumba yako au ofisi ndani ya bajeti yako. Fikiria kabati lisilo na moto na lisilo na maji, ikiwa kuna majanga yoyote ya asili ambayo yanaweza kukumba nyumba yako. Kifurushi cha makabati kama hayo hupatikana katika maduka ya ndani, maduka ya fanicha, maduka ya useremala na maduka makubwa.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 2
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 2

Hatua ya 2. Anza kupitia faili zako

Tenga chochote ambacho ni cha zamani au kisichohitajika. Weka kando:

  • Stakabadhi za bidhaa ambazo si mali yako tena.
  • Barua Pepe
  • Bili za zamani za huduma ambazo hutumii tena
  • Barua za biashara kutoka kwa kazi ya zamani
  • Mihuri hauitaji tena
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 3
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 3

Hatua ya 3. Usiogope kuondoa vitu

Wakati hati zingine kama vyeti vya kuzaliwa na habari ya ushuru ni muhimu, kunaweza kuwa na barua taka au risiti za zamani ambazo zinaonekana kuwa muhimu lakini sio kweli. Fikiria juu ya kila hati wakati unafanya uamuzi wako, na fikiria ikiwa inaweza kuwa na faida katika siku zijazo. Ikiwa usingeikosa ikiwa itatoweka kwa mwaka, labda ni sawa kuitupa nje.

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 4
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 4

Hatua ya 4. Kuwa mwangalifu unapotupa vitu kazini

Hakikisha kuwauliza wasimamizi wako kabla ya kutupa chochote, kwani inaweza kuwa muhimu zaidi kuliko unavyofikiria. Kampuni yako pia inaweza kuwa na sera juu ya muda gani vitu vinahitaji kuwekwa na jinsi zinahitaji kutolewa.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 5
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 5

Hatua ya 5. Amua ni vitu gani vinahitaji kuwekwa

Kwa ujumla hii itategemea jinsi ilivyo ya hivi karibuni au muhimu. Tumia busara na fikiria ikiwa nyaraka zitakuwa muhimu au muhimu wakati ujao. Ikiwa ni muhimu sana, zihifadhi. Kwa habari ya ushuru, rekodi za bima na nyaraka muhimu, zihifadhi kwa muda ufuatao:

  • Weka habari ya kurudisha ushuru kwa miaka 7, pamoja na risiti zozote za vitu ulivyochukua kutoka kwa ushuru wako. IRS inaweza kukagua kurudi yoyote hadi miaka 6 baada ya kodi yako kufunguliwa.
  • Weka rekodi za bima, taarifa za rehani na uthibitisho wa michango ya hisani kwa hadi miaka mitatu.
  • Hakikisha kuweka hati muhimu sana kama vyeti vya kuzaliwa na ndoa, kadi za usalama wa jamii, vyeo, hati, na pasipoti. Kuwaweka salama na usiwaondoe kamwe.
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 6
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 6

Hatua ya 6. Kupasua kila hati ambayo umetenga

Kutupa hati ambazo hazijachapwa kunaweza kuacha maelezo yako ya kibinafsi wazi kwa mtu yeyote anayeyaona. Hata ikiwa huna hakika ikiwa hati hiyo ni nyeti, ni bora kuipasua kwani inaweza kuwa na anwani, tarehe za kuzaliwa au maelezo mengine.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 7
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 7

Hatua ya 7. Kupasua au kuharibu media ya dijiti pia

Miji mingi na biashara zitakuwa na siku zilizopasuliwa ambapo wenyeji au wafanyikazi wanaweza kuleta diski za zamani, CD au diski ngumu kuharibiwa. Watahakikisha imefanywa kwa usahihi.

Sehemu ya 2 ya 4: Kuandaa Nyaraka Zako Muhimu

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 8
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 8

Hatua ya 1. Anza kupanga faili zilizobaki

Nenda kwenye dawati au meza kubwa na upange makaratasi kuwa marundo ambayo ni ya busara na ya busara kwako. Hizi zitakuwa faili zako binafsi. Tengeneza marundo ambayo yatakusaidia kupata kile unachotafuta. Fikiria kategoria za makabati ya nyumbani kama vile:

  • Huduma
  • Kiotomatiki
  • Matibabu
  • Pet
  • Biashara
  • Nyumbani
  • Ushuru
  • Fedha
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 9
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 9

Hatua ya 2. Waulize wafanyakazi wenzako ushauri kuhusu makabati ya kazi

Kunaweza kuwa na mikusanyiko maalum ya kampuni ya kuandaa karatasi mahali pa kazi. Ikiwa sivyo, faili faili kwa mpangilio au kwa herufi. Waulize wafanyakazi wenzako nidhamu ni mifumo gani inayowafanyia kazi vizuri.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 10
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 10

Hatua ya 3. Weka makundi yako rahisi

Unapopata maalum zaidi, faili zaidi utakuwa nazo, ambazo zitamaanisha msongamano zaidi katika baraza lako la mawaziri. Weka faili zako kuu kwa ujumla, na kisha upange hati ndani yao.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 11
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 11

Hatua ya 4. Amua ikiwa upange kwa jina au tarehe

Mara tu unapopanga kila karatasi kwenye rundo lake sahihi, anza kuyapanga kwa njia ambayo itafanya iwe rahisi kupata.

  • Kwa orodha za alfabeti, kama chapa kwenye risiti, weka vitu kuanzia na A juu ya stack, ukifanya kazi hadi Z.
  • Kwa utaftaji wa hesabu, kama tarehe za kurudi kwa ushuru, weka nyaraka za hivi karibuni juu ya stack, ukifanya kazi kuelekea nyaraka za zamani kabisa chini.
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 12
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 12

Hatua ya 5. Weka kila stori zako kwenye folda

Weka karatasi ili hati iliyo juu ya stack iwe mbele ya folda. Hii itaweka hati kwa mpangilio sawa na uliowapanga.

Sehemu ya 3 ya 4: Kufanya Faili ziwe Rahisi Kupata

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 13
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 13

Hatua ya 1. Leta wazi kila folda

Hakikisha kuwa maandishi kwenye kichupo ni makubwa, yanasomeka, na yana maana kwako na kwa wengine ofisini kwako au kwa familia. Tumia mtengenezaji wa lebo kwa uwazi zaidi.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 14
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 14

Hatua ya 2. Wacha kila droo ishike kategoria yake, na iandike lebo wazi pia

Gawanya faili zako kati ya droo kwa njia ambazo zina maana kwako, na kila droo iliyo na kitengo tofauti. Kila kategoria inapaswa kuwa na faili zinazohusiana, ambazo zitakusaidia kupata vitu kwa urahisi zaidi.

  • Maelezo ya kifedha kama hati za ushuru, faili za uwekezaji na taarifa za rehani zinaweza kwenda kwenye droo moja.
  • Nyaraka za kibinafsi kama vyeti vya kuzaliwa, pasipoti na rekodi za matibabu zinaweza kwenda kwenye droo nyingine.
  • Miongozo ya maagizo ya vitu anuwai inaweza kwenda kwa nyingine.
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 15
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 15

Hatua ya 3. Fikiria kutumia folda zenye rangi

Ikiwa utafanya kumbukumbu inayofanana kwenye kumbukumbu, itafanya nakala zako kuwa rahisi kupata. Ikiwa tayari una folda za manilla, ongeza rangi kwao na viboreshaji au alama za rangi. Lebo zenye rangi zinaweza kutumiwa kwa hila zaidi kwa kusudi sawa.

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 16
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 16

Hatua ya 4. Tumia mfumo wako wa rangi kuunda vikundi ndani ya droo zako

Droo ya Vifaa vya Habari, kwa mfano, inaweza kugawanywa katika folda kama "Mwongozo wa Elektroniki," "Vitabu vya Nguvu za Nguvu" na "Kusafisha Mwongozo wa Ugavi".

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 17
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 17

Hatua ya 5. Badilisha mfumo wako ikiwa haina maana

Baada ya matumizi ya mwezi au mbili, usiogope kubadilisha mambo ambayo hayakufanyi kazi. Sogeza faili tofauti mbele, au vunja vikundi ambavyo ni ngumu kutenganisha. Kumbuka kuwa baraza lako la mawaziri la kufungua ni mfumo kwako, na inahitaji kuendana na mtiririko wa kazi yako.

Sehemu ya 4 ya 4: Kudumisha Shirika

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 18
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 18

Hatua ya 1. Uwe mwenye bidii ili uweze kujipanga

Zingatia mara moja barua na nyaraka zinapoingia, na ukishashughulikia, zipe mara moja.

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 19
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 19

Hatua ya 2. Weka sanduku kwenye dawati lako la nyumbani au ofisini

Angalia barua zako zinazoingia mara moja kwa siku. Hautapoteza wimbo wa kitu chochote kwa njia hii, na haita mrundika. Kujaza hakutaonekana kama kazi kama hiyo imefanywa kidogo kwa wakati.

Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 20
Panga Baraza la Mawaziri la Kufungua Hatua 20

Hatua ya 3. Panga baraza lako la mawaziri mara nyingi

Upangaji upya wa kila mwaka unapendekezwa, na unaweza hata kusafisha kila robo mwaka ikiwa una idadi kubwa ya faili. Chanzo kikuu cha fujo katika makabati ya kufungua ni nyaraka za zamani ambazo huhitaji tena, kwa hivyo safisha na upasue vitu vya zamani kama inahitajika.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 21
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 21

Hatua ya 4. Fikiria kugeuza faili zako zingine kuwa media ya dijiti

Nyaraka zaidi unazoweza kuweka katika fomati ya dijiti, mparaganyiko mdogo wa mwili utakuwa nao katika baraza la mawaziri la kufungua faili. Wagombea wazuri wa skanning ni pamoja na risiti, uthibitisho wa mchango, au taarifa za benki. Wengine wanaweza hata kupatikana mtandaoni tayari.

Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 22
Panga Baraza la Mawaziri la Kujaza Hatua ya 22

Hatua ya 5. Tengeneza hati kuu

Kwenye hati, eleza jinsi mfumo wako wa kufungua unavyofanya kazi na mahali ambapo vitu viko. Katika tukio la shida ya dharura au isiyotarajiwa, wengine wanaweza kuhitaji kujua jinsi ya kutafuta faili zako.

Vidokezo

  • Weka makabati yako ya kufungua ikiwa imefungwa ikiwa una watoto wadadisi au wanaopeleleza wanafamilia.
  • Ikiwa una shida na kufungua kufuli, angalia Jinsi ya Kuchukua Kitufe cha Baraza la Mawaziri la Kufungua.
  • Hifadhi hati nyeti sana kama vyeti vya kuzaliwa au hati za hati katika sanduku la amana ya usalama au kesi ya hati ya uthibitisho wa moto ikiwa una wasiwasi kuwa baraza la mawaziri la faili sio salama vya kutosha.

Maonyo

  • Ikiwa unaishi katika eneo linalokabiliwa na tetemeko la ardhi, kabati za bolt kwenye ukuta thabiti. Hii itawazuia kuanguka juu ya mtu au kuzuia mlango wakati wa hafla ya mtetemeko.
  • Pakia faili zako kwa uangalifu. Ikiwa droo ya juu imejaa na droo zilizo chini yake zikiwa tupu, zinaweza kupinduka.

Ilipendekeza: