Faili za karatasi zinaweza kuwa maumivu, haswa wakati zinajazana kwenye dawati lako. Ili kupata ushughulikiaji bora kwenye karatasi na risiti zako zilizopotea, jaribu kuchanganua hati zako zote ambazo hazijasafirishwa. Ifuatayo, tumia baraza la mawaziri la kufungua au droo kupanga faili zako katika folda anuwai. Ikiwa ungependa kuondoa msongamano wa ofisi yako kabisa, unaweza kupakia nyaraka zako kwenye kompyuta, wiki, au mfumo mwingine unaotegemea wingu. Ukiwa na mpango wa kimsingi, unaweza kudhibiti aina nyingi za faili katika nafasi ya ofisi yako!
Hatua
Njia 1 ya 3: Kuchuja Nyaraka Zako
Hatua ya 1. Tenga nyaraka ambazo zinahitaji kuwekwa kwenye faili na zile unazotumia bado
Unapoanza kuandaa karatasi zako, tengeneza rundo kwa wale ambao wako tayari kuwekwa mbali na rundo tofauti kwa wale ambao wanahitaji kukaa kwenye dawati lako. Pata mratibu wa karatasi 2-yanayopangwa kwa dawati lako ili hati zako zikae kupangwa hata baada ya mchakato wa awali na mchakato wa kufungua. Weka nyaraka utakazotumia katika nafasi 1 na zile ambazo ziko tayari kuwekwa kwenye nyingine.
Hatua ya 2. Chagua siku kila wiki kuweka makaratasi yako
Usiruhusu vikapu vyako vya nyaraka mpya vitoke kwenye udhibiti; badala yake, tenga siku moja au 2 ili upange na upange faili zako. Ikiwa haushughulikii risiti nyingi na hati kwenye nafasi yako ya kazi, unaweza kuhitaji siku 1 tu kumaliza kazi. Walakini, ikiwa kazi yako inajumuisha makaratasi mengi, unaweza kutaka kutenga siku 2-3 kupanga hati zako ambazo hazijapangwa.
Kupanga faili zako kila wiki hufanya mchakato wa shirika usimamiwe zaidi
Hatua ya 3. Andika lebo kwenye faili zako zote na tarehe za kurusha ili kuzuia machafuko
Kabla ya kufungua hati mpya, chunguza tarehe na yaliyomo kwenye kila faili kwa uangalifu. Ikiwa hati inahusu mradi unaoendelea au suala lingine, andika "inaendelea" juu ya faili. Ikiwa karatasi inazungumzia mradi uliokamilika, weka faili hiyo kama "imekamilika." Kwa kuongezea, weka alama wakati ambapo faili haitaji tena, na hati inaweza kupasuliwa au kuchakatwa tena.
Ikiwa unatafuta faili haraka, notisi hizi zinaweza kukusaidia kupata faili sahihi kwa ufanisi zaidi
Hatua ya 4. Tumia nyaraka zozote zisizo na maana badala ya kuzihifadhi
Usifikirie kwamba kila faili inastahili nafasi katika baraza la mawaziri la kufungua au droo. Badala yake, weka kando hati zozote zisizohitajika kwenye pipa lako la kuchakata. Ikiwa faili zako zina habari yoyote ya kibinafsi, punguza nyaraka badala ya kuzirekebisha.
Kupasua faili yoyote na habari ya kifedha na akaunti, nambari yako ya usalama wa kijamii, au maelezo mengine nyeti
Njia 2 ya 3: Kuchagua Mfumo wa Upangaji
Hatua ya 1. Chagua nafasi ya kuhifadhi faili zako
Chunguza mpangilio wa nafasi yako ya kazi, na fikiria juu ya mfumo gani wa kufungua utafanya kazi vizuri. Ikiwa una ofisi, baraza kubwa la mawaziri la kufungua inaweza kuwa chaguo nzuri. Walakini, ikiwa unayo nafasi ndogo ya kazi, basi droo au pipa ya kufungua inaweza kuwa na maana zaidi kwa vifaa.
- Wakati wa kununua mfumo mpya wa kuhifadhi, jaribu kutanguliza ubora kuliko bei.
- Bila kujali mfumo wako wa kufungua, hakikisha kuweka hati nyeti kwenye folda salama.
Hatua ya 2. Panga karatasi zako kwa tarehe ikiwa faili zako ni nyeti kwa wakati
Chagua mfumo wa shirika ambao una maana zaidi kwa biashara yako au nafasi ya ofisi. Ikiwa kazi yako imejikita katika tarehe za mwisho, jaribu kuagiza folda zako na tarehe ya hivi karibuni mbele. Kadri siku zinavyosonga, endelea kuongeza folda mpya na faili mbele ya baraza la mawaziri au droo.
- Unaweza kuwa na faili tofauti kwa siku, wiki, au miezi, kwa mfano.
- Kwa mfano, ikiwa unafanya kazi kama mshauri wa ushuru, itakuwa busara kuweka nyaraka za wateja wako kwa tarehe.
- Mfumo huu unafanya kazi vizuri kwa watu wanaofanya kazi na nyenzo nyeti za wakati.
Hatua ya 3. Buni mfumo wa upangaji unaotegemea kalenda ikiwa unashughulikia faili za mpangilio
Ikiwa unashughulika na idadi kubwa ya faili kwenye nafasi ya ofisi yako, jaribu kuongeza mfumo wa kuweka "tickler" kwenye makabati yako na droo. Sawa na kalenda, mfumo wa "tickler" hutumia folda kubwa 12 kuwakilisha kila mwezi, na viboreshaji 28-31 vinaambatana na kila folda kubwa kwa kila siku ya mwezi. Jaribu kutumia njia hii ikiwa una kazi inayolenga tarehe.
- Kwa mfano, ikiwa unafanya kazi kwa kampuni ya kuuza nje, inaweza kuwa rahisi kupanga faili zako kwa mwezi na tarehe badala ya jamii ya jumla.
- Mfumo huu ni bora kwa watu ambao wanapendelea saruji, shirika la nambari, tofauti na uandishi wa rangi.
Hatua ya 4. Panga faili zako kulingana na mada ikiwa ungependa kuainisha karatasi zako
Chagua kategoria tofauti za folda zako, kisha uziagize kwa umuhimu. Wakati wa kupanga baraza lako la mawaziri au droo, weka folda zilizo na umuhimu na umuhimu zaidi mbele. Endelea kupanga faili zako ukizingatia hii, ili uweze kupata hati rahisi.
Kwa mfano, ikiwa wewe ni mshauri wa kifedha kwa kampuni, ingekuwa na maana zaidi kupanga hati zako kwa umuhimu na umuhimu, kama "uwekezaji," "malipo," na "ushuru."
Hatua ya 5. Chagua majina ya jamii pana kwa faili zako
Usitumie lebo maalum kwa muda mrefu, kupindukia kwa folda zako. Badala yake, jaribu kuchagua lebo za jumla, zinazojumuisha, ili usiwe na wakati mgumu wa kupanga faili mpya baadaye. Ikiwa ungependa kuunda mfumo maalum zaidi wa jalada, jaribu kuongeza folda ndogo kwenye mfumo wako mkubwa, wa jumla wa kufungua.
Kwa mfano, "Ripoti za Gharama za Aprili 3" hazitakuwa jamii nzuri kwa folda ya jumla, kwani ni maalum sana. Badala yake, weka folda kama "Ripoti za Gharama," ambayo ni wazi zaidi
Kidokezo:
Watengenezaji wa lebo ni njia rahisi na nzuri ya kugawanya faili zako.
Hatua ya 6. Rangi msimbo wa nyaraka zako ili kuunda mfumo unaovutia
Wekeza katika anuwai ya folda za faili zilizo na rangi. Ifuatayo, weka vikundi tofauti vya faili kwa folda tofauti na rangi za lebo, ili uweze kuweka mfumo wako wa kuweka sawa. Jaribu kutumia rangi na kategoria zile zile kwenye makabati na droo zako za kufungua, ili uweze kupata faili anuwai haraka na kwa ufanisi.
- Kwa mfano, weka folda zako za manjano kwa barua pepe, folda nyekundu za fomu zinazohusiana na ushuru, na folda za kijani kwa malipo.
- Jaribu kutumia miradi ya rangi na lebo ambazo ni rahisi kukumbuka. Kwa mfano, kijani inaweza kuwa lebo kubwa ya rangi kwa fomu za kifedha, kwani rangi ya kijani mara nyingi huhusishwa na pesa.
- Mfumo huu ni bora kwa wanafunzi wa kuona.
Njia ya 3 ya 3: Kuchukua Njia ya Dijiti
Hatua ya 1. Changanua faili zako za karatasi ili kuzihifadhi kidigitali
Wakati wowote unapoongeza faili mpya kwenye baraza lako la mawaziri au droo, tumia skana kupakia toleo la dijiti la faili hiyo kwenye kompyuta yako. Ikiwa unahitaji kupata faili haraka, utakuwa na wakati wa haraka na rahisi kutafuta kwenye kompyuta yako ya eneo kazi kuliko utakavyopiga risasi kwenye folda kadhaa. Ikiwa mfumo wako wote wa kufungua ni wa karatasi, changanua na upakie faili zako ili kuunda nakala rudufu ya dijiti.
- Usisisitize ikiwa hauna mfumo wa kufungua dijiti! Changanua tu na pakia faili zako 1 kwa wakati mmoja.
- Unaweza pia kukagua faili ukitumia programu fulani za simu.
Hatua ya 2. Chagua majina thabiti ya faili zako zote
Chagua lebo za hati zako za dijiti ambazo ni rahisi kutafuta na kufikia. Kwa kweli, jaribu kuwa na faili hizi zifuate sawa, kama tarehe au jina la mwisho, kwani hii itawarahisisha kuipitia. Ikiwa ni lazima, jumuisha maeneo yoyote yanayofaa, hifadhidata, au nambari za toleo kwenye vichwa vya faili zako.
- Usitumie herufi yoyote maalum katika vichwa vya faili zako, kwani kompyuta haziwezi kuzichakata kwa usahihi.
- Kwa mfano, weka hati yako kama 20031124 wakati wa kutaja tarehe maalum kama Novemba 24, 2003.
Hatua ya 3. Panga faili zako za dijiti na folda na folda ndogo
Sawa na baraza la mawaziri la kufungua, tumia folda anuwai za dijiti kuhifadhi na kupanga hati zako zilizochanganuliwa. Kwenye desktop yako, unda na uweke lebo kwenye folda nyingi zinazohusu faili zako zilizopakiwa. Ikiwa ungependa kutumia kategoria maalum zaidi, unda folda kadhaa ndani ya kila folda kubwa. Endelea kubofya na folda zako za dijiti hadi utapata mfumo unaofaa kwako!
Kwa mfano, ikiwa una folda inayoitwa "Ushuru," unaweza kuunda folda kadhaa kwa miaka tofauti
Hatua ya 4. Pakia nyaraka zako kwa wiki ili watu wengi waweze kuzipata
Ikiwa nafasi yako ya kazi inashirikiana zaidi, tengeneza wiki ya mkondoni ambayo wafanyikazi wenzako na wakubwa wanaweza kupata. Baada ya kuingia katika wiki, tumia sehemu ya "sanduku la vifaa" kufikia kitufe cha "pakia faili". Ukiwa na huduma hii, unaweza kuunganisha hati yako mpya uliyopakia na watu anuwai ambao sasa wanaweza kuona na kufikia faili.
Kumbuka kwamba mtu yeyote anaweza kuhariri faili kwenye wiki
Hatua ya 5. Tumia programu inayotegemea wingu kuweka nyaraka popote ulipo
Pakua programu au huduma nyingine ya dijiti inayofanya kazi kwenye kompyuta na vifaa vya rununu. Kuweka faili zako katika sehemu 1, tumia huduma hii kupakia picha za faili zako, ili ziweze kuhifadhiwa kwenye programu inayotegemea wingu. Wakati vifaa vingine vya laini ni bure, unaweza kulipa ili kupata hifadhi zaidi.
