Kumbukumbu, au hati, ni ujumbe uliolengwa kwa hadhira maalum kuwajulisha jambo fulani. Memos ni hati ya ofisi ya jumla, kwa hivyo wanaweza kushughulikia mada anuwai na kusambazwa kwa nakala za karatasi, kwa faksi au kwa barua pepe. Kwa ujumla, utaratibu wa kumbukumbu yako hutegemea shirika unalofanya kazi na hali ya kisheria ya mada hiyo. Memo ya ukarabati wa jengo kwa ujumla huwaambia wapangaji, wafanyikazi, wamiliki au wafanyikazi juu ya ukarabati muhimu ambao utaathiri mazingira yao. Tafuta jinsi ya kuandika memo ya ukarabati wa jengo.
Hatua
Hatua ya 1. Omba nakala za kumbukumbu za awali
Unaweza kupata hisia kwa sauti na utaratibu wa shirika lako kwa kuangalia mifano ya arifa za zamani. Muulize mkuu wako atoe tu hizo sampuli ambazo wamefurahishwa nazo.
Hatua ya 2. Pata nakala za habari za mawasiliano kwa wale wote ambao wameathiriwa na kumbukumbu hii
Utahitaji kutuma kila chama nakala, na inaweza kuchukua siku chache au wiki kupata anwani zote muhimu au barua pepe.
Hatua ya 3. Kusanya ukweli wowote ambao ni muhimu kudhibitisha hitaji la ukarabati wa jengo
Ikiwa bodi ya nyumba au ghorofa imepitisha hoja inayoidhinisha ukarabati, uliza nakala ya hoja, ili iweze kuombwa au kusambazwa. Ukarabati mkubwa, utahitaji uthibitisho zaidi.
Hatua ya 4. Weka tarehe za mwisho
Kwa ukarabati mkubwa, unaweza kutaka kutuma memo mapema mapema ili waweze kufanya makao muhimu. Ikiwa ukarabati ni dakika ya mwisho, amua tarehe na wakati ambao utafanyika, pamoja na wakati wa watu kufanya makaazi yao.
Hatua ya 5. Andika muhtasari wa kumbukumbu yako
Kipande chochote cha uandishi wa biashara hutumiwa kumshawishi msomaji wa kitu. Chini ya vichwa vya habari, fanya rasimu ambayo inajumuisha mada ya kumbukumbu, maelezo, tarehe za mwisho na tarehe, uthibitisho na habari ya mawasiliano kwa ufuatiliaji.
Hatua ya 6. Muundo wa memo yako
Tumia nembo ya kampuni na muundo, ikiwa itakuwa kumbukumbu inayotengenezwa chini ya jina la kampuni. Ifuatayo ni miongozo ya muundo wa kumbukumbu.
- Weka jina la mwandikiwa kwenye kona ya juu kushoto ya hati ya usindikaji wa maneno. Inaweza kuwa jina la jumla au maalum, lakini inapaswa kutambulika kwa urahisi, kwa hivyo mtu huyo anajua memo ya ukarabati wa jengo inahusiana nao.
- Ifuatayo, andika mtu, watu au kampuni inayoandika memo. Ikiwa unaandika memo kwa idara au kampuni, unaweza kuhitaji kuomba idhini kabla ya kutuma memo nje chini ya jina la mtu mwingine.
- Weka tarehe hapa chini. Memos inapaswa kuzalishwa haraka haraka, kwa sababu kawaida huuliza mtu atambue kitu kwa wakati unaofaa.
- Andika mada ya kumbukumbu ya ukarabati wa jengo, ukitumia maneno bora ya ufafanuzi iwezekanavyo. Kwa mfano, badala ya kuandika "Mada: Ukarabati wa Jengo," andika "Ukarabati wa Elevator, Agosti 30 6am hadi 8am."
- Andika mwili wa ujumbe. Andika kusudi, kwanini ukarabati ni muhimu, kwa nini ukarabati unafaidi msomaji na uthibitisho unaohitajika, kama vile nambari ya ujenzi au maswala ya usalama. Kuwa wa moja kwa moja; jaribu kujumuisha uandishi ambao hauungi mkono ujumbe wako.
Hatua ya 7. Jumuisha alama za orodha au orodha, ikiwa ni lazima
Watu wana uwezekano mkubwa wa kusoma memos ambazo sio vizuizi vya maandishi. Kwa kuwa memos ni isiyo rasmi, unaweza kuunda orodha zenye risasi au kutumia maandishi mazito kuonyesha sehemu fulani ya tarehe ya mwisho ya ukarabati au kusudi.
Hatua ya 8. Hariri memo yako kuwa ukurasa 1
Ikiwa unapeana kumbukumbu kwa watu wengi, njia bora ya kuhakikisha watasoma ni kuifanya iwe fupi. Ikiwa ni ndefu sana na kusudi halijafahamika mara moja, wanaweza kuiweka mbali hadi watapata wakati wa kupumzika.
Hii sio kweli juu ya hati ya kisheria na memos zingine za kampuni ambazo ni pamoja na ripoti za ujenzi au mwendo wa bodi. Hakikisha unajua ni urefu gani watazamaji wako wanatarajia
Hatua ya 9. Thibitisha kumbukumbu yako kwa makosa ya tahajia na sarufi
Ikiwa ujuzi wako wa uandishi hauna nguvu, mpe mkuu au mwenzako ambaye anaweza kuibadilisha.
Hatua ya 10. Saini barua
Mara tu inapoidhinishwa, utahitaji kutia saini na kuiweka tarehe ili kuifanya iwe rasmi. Jumuisha habari yako ya mawasiliano, na habari ya mawasiliano ya mtu yeyote anayeweza kuelekeza maswali chini ya kumbukumbu.
Hatua ya 11. Jumuisha viambatisho muhimu
Chapisha nakala za kumbukumbu na viambatisho kwa kila anwani yako. Chagua kwenye kumbukumbu kabla ya kuziwasilisha.
Hatua ya 12. Toa kumbukumbu yako kwa wakati unaofaa
Watu watahitaji muda wa kupanga mipango wakati wa ukarabati, kwa hivyo jaribu kutoa habari kwao wakati inatangazwa.
