Kuandaa faili za ofisi inaweza kuwa kazi ngumu, haswa ikiwa una idadi kubwa ya faili na nyaraka, lakini haitaji kuwa mchakato wa uchungu. Kupanga mapema na kuamua mfumo wa faili kunaweza kukusaidia kupanga faili zako kutoshea biashara yako na kuhakikisha kuwa utapata hati muhimu kwa ufanisi zaidi. Mara baada ya kuwa na faili zako kwa mpangilio mzuri, basi unahitaji kushikamana na mfumo thabiti wa kudumisha faili zako kwa njia hiyo.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kutengeneza Mfumo
Hatua ya 1. Unda kategoria za faili
Jambo la kwanza kufanya ikiwa unataka kupanga faili zako ni kuamua ni aina gani kuu utatumia kwa kupanga. Aina tofauti za ofisi zitakuwa na aina tofauti za aina, lakini mfumo wa jumla ni ule ule. Unahitaji kujua mfumo ambao unapanga faili zako kwa njia ya maana.
Kwa mfano, ikiwa unafanya kazi katika ofisi ya sheria na unahitaji kupanga faili za mteja, unaweza kupanga kwa aina za kesi za jumla: madai, uchunguzi, ushirika, utawala, na wengine
Hatua ya 2. Sanidi vijamii
Katika kila kategoria moja, unaweza kupata maalum zaidi kwa kukuza orodha ya tanzu. Kipande chochote cha karatasi ambacho kinahitaji kuwekwa inaweza kufafanuliwa na maneno mawili - jamii ya jumla na kisha kitengo kidogo.
Kwa mfano, ikiwa unasanidi mfumo wa kufungua jalada la maswala ya kifedha, unaweza kuwa na aina ya jumla ya "Malipo yanayotoka," na kisha uweke tanzu ndogo za wauzaji, wasambazaji, huduma, wataalamu na gharama za kiutawala
Hatua ya 3. Tumia mfumo wa kuweka rangi
Hii inasikika kuwa rahisi, lakini inaweza kuwa njia bora sana ya kupanga faili zako kwa ufikiaji wa haraka. Amua ni aina ngapi utapata katika mfumo wako wa kufungua, na kisha utumie folda nyingi tofauti za rangi.
Badala ya kutumia folda ambazo zina rangi kabisa, unaweza kutumia folda za kawaida za manila na kupata stika za rangi. Kisha unaweza kubandika stika kwenye kichupo cha juu, pembeni ya folda, au zote mbili kwa mwonekano zaidi
Hatua ya 4. Andika lebo kwenye faili
Kila faili katika ofisi yako sasa ina mahali wazi pa kuwa. Unapaswa kuandika lebo kwenye kichupo cha kila folda wazi na vizuri ili ujue ni ya wapi. Lebo kwenye kila folda ya kibinafsi inapaswa kuanza na kitengo cha jumla na kisha ifuatwe na kitengo maalum. Kwa mfano, folda iliyo na rekodi za malipo kwa wachuuzi wako ingekuwa na lebo, "Malipo / Wauzaji Wanaotoka."
- Lebo kwenye kila faili zinapaswa kuchapishwa vizuri na kwa usawa iwezekanavyo. Unaweza kununua kwa urahisi vifurushi vya programu ambavyo vitakuruhusu kupanga fomati, ili uweze kuzichapa na kuzichapisha kwa kutumia kompyuta yako.
- Ikiwa unachapisha lebo zako na kompyuta yako, unapaswa kutumia saizi na mtindo thabiti. Ikiwa unachapisha kwa mikono, unapaswa kujaribu kuwa thabiti na nadhifu iwezekanavyo.
Hatua ya 5. Panga faili kwa herufi
Wakati mfumo wako wa kufungua umeanzishwa na umeunda folda zako zote, kisha ziweke sawa. Unapaswa kupanga folda za jumla kwa herufi. Ndani ya kila folda ya jumla, tanzu zote zinapaswa kupangwa kwa herufi pia.
Unaweza kuchagua kupanga habari zingine kwa tarehe badala ya lebo ya mada. Ikiwa ndivyo, basi utahitaji kujiamulia ikiwa ina maana zaidi kupanga faili zako na vitu vipya zaidi mbele na kuhamia kwa kongwe, au kinyume chake
Hatua ya 6. Acha inchi kadhaa za nafasi katika kila droo ya kufungua
Unapoanzisha mfumo wako wa kufungua, unahitaji kuacha nafasi ya faili kukua. Kadri muda unavyozidi kwenda, bila shaka utapokea karatasi zaidi za kuongeza kwenye kila folda. Acha nafasi ya faili zako kupanuka. Vinginevyo, utakuwa na kazi ngumu baadaye ya kuhamisha sehemu nzima au droo za faili ili upate nafasi.
Njia 2 ya 3: Kupanga Faili zilizopotea
Hatua ya 1. Kusanya vifaa vyote vinavyohitaji kuweka jalada
Ikiwa unaanza na mkusanyiko wa karatasi ambazo hazijapangwa na zina shida, utahitaji kuanza kwa kuvuta karatasi pamoja. Pata mahali pa kazi na kukusanya kila kitu kwenye rundo moja. Basi utaweza kufanya kazi ya kuandaa.
Hatua ya 2. Tenga karatasi katika vikundi viwili kwa "hatua" na "kufungua jalada
”Kama hatua ya kwanza, unapaswa kutengeneza folda au rundo kwa kila kitu kinachohitaji hatua ya haraka. Hati hizi hazipaswi kuwasilishwa, au unaweza kukumbuka kufanya kazi ambayo inahitaji kufanywa. Weka folda hii ya "hatua" kando ili ishughulikiwe hivi karibuni. Kisha endelea kwa kuweka karatasi zilizobaki.
Panga faili ya "hatua". Karatasi ambazo zinahitaji kushughulikiwa mara moja zinapaswa kupangwa katika vikundi vidogo kulingana na kazi ambayo unahitaji kufanya. Kwa mfano, weka tanzu kama vile kupiga simu, kuandika, kutoa na kulipa
KIDOKEZO CHA Mtaalam
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Hatua ya 3. Chukua kila karatasi mara moja
Unapopanga karatasi zilizo huru unazoweka, fanya maamuzi juu ya kila moja unapoipitia. Chukua karatasi hiyo, soma juu yake, amua ni aina gani na jamii gani iko katika mfumo wako wa kufungua, kisha uiweke mbali. Kufanya kazi kwa njia hii kutakusaidia kuwa na msimamo katika kufungua kwako na itakusaidia kuokoa muda kwa kushughulika na kila kitu mara moja tu.
Unapokagua kila kitu, unapaswa kuamua ikiwa unahitaji hata kukiweka. Ikiwa karatasi ni kitu ambacho tayari kimeshughulikiwa na sio kitu ambacho unahitaji kuweka kama rekodi, basi fikiria kuitupa badala ya kuihifadhi
Hatua ya 4. Fungua kila kitu
Karatasi nyingi ulizonazo labda zimekuja kwa mawasiliano na zina uwezekano wa kuwa kwenye bahasha na kukunjwa. Ondoa karatasi kutoka kwa bahasha zao, zifungue gorofa, kisha uweke faili. Kuweka jalada kwa kila karatasi kwa njia hii husaidia folda zako kutoshea sawasawa kwenye droo ya faili, bila kukunja mahali ambapo karatasi zilizokunjwa zinajazana.
- Amua ikiwa unahitaji kuweka bahasha yoyote. Katika hali nyingi, bahasha hazihitajiki na zinaweza kutupwa. Walakini, ikiwa unaamini unaweza kuhitaji uthibitisho wa uwasilishaji au uthibitisho wa alama ya alama, basi unapaswa kushikamana na bahasha kwenye karatasi na kuziweka pamoja.
- Karatasi nyingi zinapaswa kushikamana pamoja. Hii itazuia vitu kutengana au kupotea. Mazao ni bora kuliko klipu za karatasi kwa sababu (a) zinatoshea sare zaidi kwenye faili na (b) hazina shida ya kuteleza.
Njia 3 ya 3: Kudumisha Faili Zako
Hatua ya 1. Tumia kikapu cha "Kufungua"
Wakati barua mpya inapoingia ofisini kwako au wakati hati mpya zinaundwa, unaweza usiweze kuiwasilisha mara moja. Unapaswa kuweka kila kitu kinachohitajika kuwekwa mahali pekee ili kufunguliwa wakati una uwezo. Kikapu kwenye dawati lako, kilichoandikwa "Kupiga faili," ni njia nzuri ya kuweka karatasi hizi kando mpaka uwe tayari.
Hatua ya 2. Teua wakati thabiti wa kufanya kazi kwenye kufungua faili
Ikiweza, panga wakati thabiti kila siku au wiki ambayo unaweza kufanya kazi kwenye kufungua karatasi mpya. Ukifanya kufungua sehemu ya kawaida ya utaratibu wako, una uwezekano mkubwa wa kuendelea nayo.
- Kwa mfano, unaweza kutenga nusu saa ya mwisho ya kila siku kufungua karatasi za siku. Ikiwa huu sio wakati wa kutosha, basi unaweza kujaribu kuweka jalada lako mara mbili kwa siku, kabla tu ya kula chakula cha mchana na kabla tu ya kuondoka kwa siku hiyo.
- Funguo za mafanikio ni uthabiti na kurudia.
Hatua ya 3. Hakikisha kwamba wengine walio na ufikiaji wa faili wanaelewa mfumo
Ikiwa wewe ndiye mtu pekee unayetumia faili zako, basi unapaswa kurahisisha kudumisha mpangilio ambao umeunda. Walakini, ikiwa watu wengine wanahitaji kutumia karatasi kwenye faili zako, unapaswa kuhakikisha kuwa wanaelewa - na kufuata - mfumo ambao umeunda. Kuwa na mfumo wa kuweka hakusaidii ikiwa karatasi zinapotoshwa na kuwekwa kwenye folda zisizo sahihi.
Ikiwa inaweza kuwa na ufanisi zaidi na ufanisi zaidi ikiwa unapeana kupata chochote ambacho mtu mwingine katika ofisi yako anaweza kuhitaji, na kisha uwaombe warudishe kila kitu moja kwa moja kwako. Basi unaweza kuwa na hakika kwamba kila kitu kinachafuliwa kwa usahihi
Hatua ya 4. Weka nyaraka muhimu mahali salama
Vifaa vingine maalum vinaweza kuhitaji kushikiliwa katika maeneo tofauti, maalum. Kwa mfano, karatasi zingine zinaweza kuhitaji kuwekwa kwenye salama au kwenye sanduku la kufuli lisilo na moto. Unaweza hata kuhitaji kuweka vifaa vingine nje ya tovuti, kwenye sanduku la amana ya usalama wa benki au katika ofisi ya wakili wa kampuni yako.
Hatua ya 5. Pitia faili zako mara kwa mara
Angalau mara moja kwa mwaka, au mara nyingi zaidi ikiwa ni lazima, unapaswa kutenga muda wa kukagua faili zako. Kusudi la ukaguzi huu ni kuamua ikiwa kuna karatasi au folda nzima ambazo zinaweza kutupwa au labda kuhamishiwa kwenye kituo cha kuhifadhi tovuti. Ikiwa kitu hakitahitajika tena, basi unapaswa kukitupa. Ikiwa ni kitu ambacho hautarajii kutumia mara kwa mara lakini inaweza kuhitaji kuweka kama rekodi, basi unapaswa kuipeleka kwa kuhifadhi.
